Time management

Tips & tricks voor de ideale controle

Time management is heel handig voor mensen die vaak veel dingen tegelijkertijd doen, vaak te laat komen, dingen uitstellen of simpelweg meer controle willen hebben over hun tijd. In dit proces ga je bij jezelf na hoeveel tijd je voor bepaalde handelingen nodig hebt en maak je voor jezelf een realistische planning.

Het is bijna dagelijkse routine, je snoozed eerst de wekker een paar keer voordat je uit bed gaat, je pakt je spullen om te gaan douchen, maar voordat je dat doet kijk je nog even slaperig in de spiegel naar je warrige haren. Vervolgens kleed je je om en poets je snel je tanden. Je hebt niet meer zoveel tijd dus besluit om onderweg je ontbijt te gaan halen. Oeps, 7 minuten te laat op je werk. Maar hé je bent er en het werk kan beginnen. De vraag die ik mijzelf echter altijd stel is, blijf ik vandaag hangen in totale chaos of heb ik de perfecte controle?

Het antwoord op deze vraag heeft iedereen zelf in de hand. Je moet namelijk gebruik maken van een proces genaamd: Time management. In dit proces ga je bij jezelf na hoeveel tijd je voor bepaalde handelingen nodig hebt en maak je voor jezelf een realistische planning. Time management is heel handig voor mensen die vaak veel dingen tegelijkertijd doen, vaak te laat komen, dingen uitstellen of simpelweg meer controle willen hebben over hun tijd.

Maar hoe zorg je eigenlijk voor een goede time management? Dat is eigenlijk best simpel. Je kijkt naar zowel de tijd als de taken die je hebt en maakt een duidelijke planning voor jezelf. Als je meer taken hebt dan tijd is het belangrijk om de taken met de hoogste prioriteit eerst uit te voeren en de overige taken door te schuiven naar de volgende dag. Zo voorkom je de stress van het niet afkrijgen van je taken en zullen er ook weinig verrassingen opduiken.

Tip: Maak een “to do list” voor jezelf. Dit is een lijstje met persoonlijke taken die jij die dag moet voltooien. Heb je een taak klaar, dan kan deze afgevinkt worden en kun je verder met de volgende taak.

Als de planning eenmaal gemaakt is lijkt het een koud kunstje om je tijd te managen maar het moeilijkste gedeelte begint nu pas. Er zijn namelijk een aantal factoren die je planning aardig in de war kunnen schoppen. Zo kan er uitstelgedrag optreden op momenten dat de taak die gedaan moet worden te groot of te moeilijk is. Je zult hierdoor eerder tien makkelijkere en kleinere taken gaan uitvoeren dan die ene grote, moeilijke taak. Daarnaast bestaat de kans dat afleiding een rol gaat spelen in het managen van de tijd. Zo kan je bijvoorbeeld afgeleid worden door een mailtje die binnenkomt of door een collega die gezellig een gesprek met je voert. Deze kleine dingetjes snoepen steeds iets van je kostbare, niet ingeplande tijd af.

Tip: Werk gestructureerd en maak eerst de ene taak af voordat je met de andere begint. Hierdoor bewaar je het overzicht over je taken en zal er zorgvuldiger en efficiënter gewerkt kunnen worden. Daarnaast is het altijd handig om wat extra “vrije tijd” in te plannen zodat er ruimte is voor kleine afleidingen zonder dat de planning in gevaar komt. Mocht je achteraf toch nog tijd over hebben, dan kun je vast beginnen met de taken van de volgende dag zodat die werkdruk minder wordt.